מזכירה וירטואלית היא נציג אנושי שעונה לטלפונים של העסק שלכם מבלי לשבת במשרד שלכם. הלקוח מתקשר למספר הרגיל של העסק, עונה לו אדם אמיתי שמציג את עצמו בשם העסק, והשיחה מטופלת לפי ההנחיות שקבעתם. הלקוח לא יודע — ולא צריך לדעת — שהמענה מגיע ממוקד חיצוני.
זהו שירות מזכירות טלפונית לעסקים, שנקרא גם מזכירה טלפונית, מזכירה אישית מרחוק או שירותי מזכירות במיקור חוץ. בכל השמות מדובר באותו דבר: נציגים אנושיים של קישורית עונים לטלפונים שלכם, 24/7 או רק בשעות שתבחרו.
מה מזכירה וירטואלית עושה בפועל?
- עונה לשיחות בשם העסק — בנוסח שאתם מכתיבים, ולא בנוסח גנרי.
- מוסרת הודעות — במייל, ב-SMS, בוואטסאפ או ישירות למערכת שלכם, מיד בסיום השיחה.
- מתאמת פגישות — נכנסת ליומן שלכם וקובעת, כולל שליחת תזכורת ללקוח.
- מסננת פניות — מפרידה בין לקוח שמחכה להצעת מחיר לבין שיחת טלמרקטינג, ומעבירה אליכם רק את מה שדחוף.
- עונה על שאלות נפוצות — שעות פעילות, כתובת, מה השירות כולל, לפי מאגר תשובות שאתם מאשרים.
- קולטת לידים — רושמת פרטים מלאים ומעבירה למערכת ניהול הלידים.
דוגמה: כך עובדת מזכירות טלפונית ביום רגיל
משרד עורכי דין, שעה 18:30. עורכת הדין בדיון, והמשרד סגור.
- לקוח חדש מתקשר למספר הרגיל של המשרד.
- נציגת קישורית עונה בשם המשרד, בנוסח שנקבע מראש.
- היא מבררת את סוג העניין ואת מידת הדחיפות, ורושמת פרטי קשר.
- אם הפנייה דחופה לפי ההגדרות שלכם, היא מועברת אליכם מיד. אחרת נקבעת פגישת ייעוץ ביומן.
- סיכום השיחה מגיע אליכם במייל, ב-SMS או בוואטסאפ, מיד בסיומה.
למי מתאימה מזכירה וירטואלית?
מזכירה וירטואלית מתאימה במיוחד לעסקים שבהם בעל המקצוע לא יכול לענות תוך כדי עבודה:
- עורכי דין ורואי חשבון — שיושבים בישיבות ובדיונים
- רופאים, מטפלים וקליניקות — שנמצאים עם מטופל
- בעלי מקצוע בשטח — אינסטלטורים, חשמלאים, קבלנים, מובילים
- עסקים קטנים בצמיחה — שהנפח כבר לא מאפשר לענות לבד, אבל עוד לא מצדיק משרה מלאה
- עסקים עם עומס עונתי — שצריכים כיסוי בתקופות שיא בלבד
מה ההבדל בין מזכירה וירטואלית למזכירה במשרה?
| מזכירה וירטואלית | מזכירה במשרה | |
|---|---|---|
| שעות כיסוי | עד 24/7, כולל לילה וסופי שבוע | שעות המשרה בלבד |
| חופשה ומחלה | אין השפעה, תמיד יש מענה | נדרש מחליף |
| עומס פתאומי | כמה נציגים עונים במקביל | אדם אחד, שיחה אחת |
| עלויות מעסיק | אין | פנסיה, הבראה, פיצויים, חופשה |
| מקום וציוד | אין | עמדה, מחשב, טלפון |
| היכרות עם העסק | לפי תסריט שאתם בונים | היכרות עמוקה לאורך זמן |
מזכירה במשרה עדיפה כשנדרשת עבודה משרדית רחבה מעבר לטלפונים. מזכירה וירטואלית עדיפה כשהצורך העיקרי הוא שלא לפספס שיחות.
שירותי מזכירות מרחוק: מה ההבדל ממזכירה וירטואלית?
שירותי מזכירות מרחוק ומזכירה וירטואלית הם שני שמות לאותו פתרון: צוות מזכירות חיצוני שעונה לטלפונים של העסק, מוסר הודעות ומנהל את היומן, בלי שמישהו יושב פיזית במשרד שלכם. בקישורית השירות כולל גם התחייבות למהירות מענה, גיבוי מלא ומענה בכמה שפות.
באילו שפות המזכירה עונה?
המענה זמין בעברית, אנגלית, רוסית, צרפתית, ערבית וספרדית. עסק שיש לו לקוחות דוברי שפות שונות מקבל מענה בשפת הלקוח, באותו מספר טלפון ולפי אותו תסריט.
מה קורה כשהמזכירה חולה או בחופשה?
זה ההבדל הגדול ממזכירה יחידה. במוקד של קישורית עובדים מעל 650 נציגים, ובכל משמרת 200, כך שתמיד יש נציג שמכיר את התסריט שלכם. המוקד פועל בשני אתרים נפרדים עם גיבוי הדדי, כך שגם תקלה באתר אחד לא עוצרת את המענה.
איך המזכירה עובדת מול המערכות שלכם?
ההודעות מגיעות במייל, ב-SMS, בוואטסאפ או ישירות למערכת שלכם. הנציגים יכולים לקבוע פגישות ישירות ביומן העסק ולהזין לידים למערכת ה-CRM, כך שאין צורך להעתיק מידע ידנית.
מזכירה טלפונית, מזכירה אישית או מענה AI?
- מזכירה טלפונית — עונה לשיחות, מוסרת הודעות, מתאמת פגישות ומסננת פניות. זה השירות שבעמוד הזה.
- מזכירה אישית מרחוק — כשצריך גם עבודה משרדית מעבר לטלפון, כמו הקלדה, עדכון מערכות ומעקב אחרי לקוחות. לזה מתאים שירות הבק אופיס.
- מענה AI — עונה מיד לשאלות פשוטות, ומעביר לנציג אנושי כשצריך. מתאים לנפח שיחות גבוה. פרטים במענה טלפוני מבוסס AI.
כמה זמן לוקח להתחיל?
ההצטרפות מהירה: תוך דקות המנוי מוכן, ואחריה בונים יחד את התסריט וההנחיות לנציגים.
כמה עולה מזכירה וירטואלית?
אין מחירון אחיד. המחיר נקבע לפי נפח השיחות, שעות הכיסוי ומורכבות המשימות — האם מדובר בקבלת הודעה בלבד או גם בתיאום יומן וסינון. כאן מוסבר בפירוט מה קובע את המחיר.
איך עובדת מזכירה וירטואלית בקישורית?
קישורית מפעילה מוקד מענה אנושי מאז 1993, עם מעל 650 נציגים ו-200 בכל משמרת. 90% מהשיחות נענות עד 10 שניות בממוצע חודשי, והמוקד פועל 24/7 עם גיבוי בשני אתרים. מעל 5,000 עסקים משתמשים בשירות.
להתחלה: שיחת אפיון קצרה, בניית תסריט, הכשרת הנציגים ועלייה לאוויר. לעסקים חדשים — אפיון תסריט ראשוני ללא עלות וחודש ראשון ללא דמי הקמה.
לפרטים: 1-800-77-1818 · sales@kishurit.co.il
קראו גם: מענה אנושי לעסקים · מדריך לבחירת חברת מענה
שאלות נפוצות על מזכירות טלפונית
אפשר לקבל מזכירה טלפונית רק לשעות מסוימות?
כן. רוב הלקוחות בוחרים כיסוי לשעות שבהן הם לא זמינים, למשל ערבים, סופי שבוע או הפסקת צהריים, ולא בהכרח מסביב לשעון.
הלקוחות יודעים שעונה להם מוקד חיצוני?
לא. הנציגה עונה בשם העסק, לפי הנוסח וההנחיות שקבעתם.
מה קורה בשיחה דחופה?
בתסריט מגדירים מה נחשב דחוף. פנייה כזו מועברת אליכם מיד, וכל השאר מגיע כהודעה מסודרת.
מה ההבדל בין מזכירות טלפונית לשירות הודעות?
שירות הודעות מקבל את הפנייה ומוסר אותה. מזכירות טלפונית כוללת גם תיאום פגישות, סינון פניות ומענה על שאלות נפוצות.
חייגו עכשיו 
השאירו פרטים