הקמת מוקד טלפוני – מוקד שירות ומכירה – המדריך המלא

 

תוכן עניינים

 

הקמת מוקד טלפוני הפך לשירות מבוקש מאוד מאז תהליך ההפרטה של חברות הטלפון הממשלתיות ברחבי העולם. מוקדי שירות טלפוני בישראל נהנים מפיתוח מואץ של מרכזיות הטלפון הפרטיות ושילובן במערכות תקשורת ממוחשבות המעבירות בו זמנית  קול, תמונה, ונתונים דרך קו טלפון אחד.

התפתחויות טכנולוגיות אלו העניקו למשתמש מגוון רחב ביותר של יישומים ואפשרויות בתחום הטלפוני, ועימן חיסכון משמעותי בזמן וכסף. הודות לכך, תהליכים עסקיים רבים עברו הסבה מפגישה פנים אל פנים לכיוון הטלפון והמחשב. הסבה זו התאפשרה הודות לעובדה שהמערכת הטלפונית הפכה למערכת משולבת אינטראקטיבית במלוא מובן המילה.

אז למה אני צריך לפתוח מוקד מכירות או שירות?

בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים ומוסדות מפעילים מוקד מענה טלפוני (קול סנטר Call Center) בתוך המשרד על מנת להפעיל מערכות שיווק, שירות, אזעקת כוננים במקרי חירום, הזמנות, מידע, גביה וכדומה. מחלקת השיווק מחזיקה צוות טלמרקטינג שיוזם ו/או קולט שיחות טלפון של לקוחות פוטנציאליים. במקרה הצורך ניתן לקבל הזמנות בטלפון באמצעות כרטיס אשראי. פעילות זו נועדה בעיקרה לתת גיבוי לפרסום וקידום המכירות של העסק.

 

מחלקת השירות אמורה להיות קשובה לבעיות ולדרישות של הלקוחות הקיימים מבלי שעליהם להמתין מעבר לזמן סביר לקבלת שירות. בעיה שטופלה בטלפון, מבלי שהטכנאי צריך להגיע למשרדי הלקוח, חוסכת זמן וכסף לכולם.

מוסדות ואירגונים רבים מפעילים מוקד מידע שנועד לעדכן את הציבור הרחב ולמעשה משלב בתוכו שירות ושיווק גם יחד.

אילו רמות של מוקד מענה טלפוני קיימות?

במאמר זה אינני רוצה להתמקד ברמה האחרונה, מענה קולי, מאחר והשימושים של המענה הקולי שונים לחלוטין מאלו של מענה אנושי לעסקים. מענה קולי הינו כלי טוב ויעיל אך איננו מערכת אינטראקטיבית גמישה מספיק על מנת למלא פונקציות שיווקיות ו/או מתן שירות. מדובר במערכת חד כיוונית שנועדה בעיקר לתקשורת בין העובדים של אותו עסק ו/או למסור מידע חד כיווני ו/או לגביית כספים.

לקוח פוטנציאלי שמתעניין במוצר איננו מוכן לדבר עם מכונה ( זה כמו לדבר לקיר), ולקוח קיים שדורש טיפול בבעיה דחופה נעשה מתוסכל וכועס עוד יותר כאשר עונה לו מכונה ( כגון: מזכירה אוטומטית, תיבה קולית, מזכירה דיגיטלית ). חברות רבות בשוק הישראלי למדו זאת בדרך הקשה.

מה דרוש להקמת מוקד טלפוני?

ציוד

מרכזית טלפונים פרטית שכוללת מספר תכונות ויכולות חשובות : קיבולת קווים / ערוצי דיבור גדולה ( יחס של 1 מוקדן / 3 קווים ) על מנת להתמודד עם עומס שיחות בהתאם לימות השבוע, שעות היממה, ועונות השנה. הזמנים העמוסים ביותר הם : ימי ראשון בשבוע, כל יום בשעות הבוקר המוקדמות ( 08:00 – 10:00) ושעות אחר הצהריים המאוחרות ( 17:30 – 20:00 ) כאשר שני בני הזוג חוזרים מהעבודה וכאשר בעל העסק גומר להתעסק בשיווק המוצרים שלו ובטיפול בלקוחותיו.

מענה אנושי לעסקים

כוח אדם

 

מסד נתונים

יש צורך בבניית תוכנה שתאפשר לקלוט את האינפורמציה המתקבלת מהמתקשר ולהזינה למערכות השונות של העסק להמשך טיפול. לשם כך נועדו תוכנות "ניהול קשרי לקוחות (Customer Relations Management – CRM), שמטרתן להציב את הלקוח במרכז המערכת ולמשק ולהעביר מידע בין מחלקות המשרד הקדמי של העסק (השיווק, השירות, הטלמרקטינג וכיו"ב). כמו כן ישנן תוכנות "המסרים המאוחדים" (Unified Messaging) שנועדו להעביר מידע באמצעות הפקס, הדואר האלקטרוני, SMS לצג הסלולרי ואתר האינטרנט.

הנושא נעשה מסובך יותר כאשר העסק משתמש בשירותי מוקד חיצוניים:

לשם כך קיימות מספר אפשרויות:

  1. הקמת אתר אינטרנט המשמש בו זמנית את שני מוקדים.
  2. חיבור 2 המוקדים בקשר רציף המבוסס על קווי נל"ן של בזק (Frame Relay, ATM) והצבת תחנות עבודה של מוקד א’ במוקד ב’ (Client Server).
  3. עידכון הנתונים ממוקד אחד למשנהו פעם ביום, בדרך כלל בשעות הלילה כאשר אין פעילות, ואז אין צורך בקו נל"ן אולם יש לוודא שהתוכנות בכל מוקד "יודעות לדבר" אחת עם השניה. אין ספק שהאפשרות של אתר האינטרנט הינה אופציה טובה ומועדפת ברוב המקרים.

מה העלויות הכרוכות בהקמת מוקד שירות לקוחות אנושי?

עלות ההקמה של המוקד היא החלק הבעייתי.

עלות הקמה של מוקד טלפוני הכולל כ – 5 מוקדנים, לרבות מרכזית טלפונים שמכילה את מרב התכונות שהוזכרו במאמר זה, יחד עם ציוד מחשוב לכל מוקדן ותשתיות בזק הדרושות להפעלת המוקד, נע בסביבות – 60,000$.

העלות החודשית של המוקד הינה כ – 3,000$ עבור הוצאות תחזוקה, הנהלה ומשרד, לא כולל שכר עבודה של המוקדנים (7$ לשעה, למוקדן). יש לקחת בחשבון שעלויות אלו עשויות להשתנות בסיטואציות מסוימות כגון מוקד שעובד 24 שעות ביממה וחייב לשלם תעריפי לילה וסופי שבוע ו/או מוקד שמעסיק מוכרנים להבדיל ממוקדנים, ויש להוסיף להם עמלות מכירה.

בהיעדר ידע ונסיון בכל הקשור להקמה והפעלה של המוקד, תיווצרנה עלויות נוספות עקב טעויות ובעיות הכרוכות בתפעול כוח אדם. תפעול של מוקד טלפוני כרוך בעבודה שהינה עתירת כוח אדם כלומר עבודה מעייפת ושוחקת 24 שעות ביממה, של ציוותים בהתאם לדרישות המוקדנים, איחורים, היעדרויות ועזיבת מקום העבודה ללא התראה מספקת. עובד שמועסק על בסיס שעות איננו נאמן למקום העבודה כמו עובד שעובד בשכר חודשי קבוע.

ולסיכום, איזו אופציית מוקד מענה טלפוני עדיפה?

זה תלוי בעסק. כל עסק וארגון שמנועים משפטית למסור נתונים לגוף חיצוני ו/או שעבודת המוקד שלהם כרוכה בידע מורכב ומסובך, חייבים להיצמד לאופציה הראשונה – מוקד טלפוני אנושי בתוך העסק בלבד. עסק שמפרסם לעיתים קרובות, ומעוניין למקסם את ההשקעה בפרסום לאורך כל שעות היממה ו/או עסק שנותן שירות ומעוניין להיות זמין ללקוחות ולשמור על רמת שירות גבוהה בשווקים תחרותיים, ו/או עסק שמתחייב לתת שירות ללקוחותיו 24 שעות ביממה אך אין לו הצדקה כלכלית לפעול עצמאית בשעות הלילה המאוחרות, חייב להיצמד לאופציה השנייה – גיבוי באמצעות מוקד טלפוני חיצוני, 24 שעות ביממה.

עסק, שמפעיל מוקד מענה טלפוני מכל סוג שהוא, הכולל מעל 3 מוקדנים ואין ברשותו מרכזית טלפונים מהסוג המתואר במאמר זה ו/או איננו מעוניין "לשבור את הראש" בבעיות כוח אדם וניהול מוקד טלפוני, רצוי שיבחר באופציה השלישית –Outsourcing של שירותי מוקד טלפוני. מילת מפתח זו, שהינה מאוד אופנתית בשנים האחרונות במגזר העסקי בישראל, יש לה משמעות כפולה ומכופלת בכל הקשור לשירותי מוקד טלפוני. ככל שמערכות השיווק והשירות של עסק ממוצע בישראל יהפכו יותר מקצועיות ומתוחכמות, וככל שהשוק יהפך תחרותי ואגרסיבי יותר, הצורך במתן שירותי מוקד באמצעות גוף חיצוני, שכל עיסוקו מתרכז בהקמת מוקד טלפוני, יהפך חיוני ביותר.

החשש של בעל העסק מפני אובדן שליטה כתוצאה משימוש בשירות חיצוני איננו מחויב המציאות מאחר והוא זה שקובע את הקריטריונים והסטנדרטים להפעלה (והעלויות בהתאם) של המוקד. הקמת מוקד טלפוני זה מקצוע הדורש התעסקות סיזיפית יומיומית בבעיות כוח אדם וציוד ותפעול משולב של השניים.

 

כותב המאמר הוא מיכאל שרמן, בעל תואר B.SC בהנדסת תעשיה וניהול ו – MBA , התעסק במשך 12 שנים בתחום מרכזיות הטלפונים ומערכות דואר קולי בארה"ב. ב – 15 שנים האחרונות משמש בתור המייסד והמנכ"ל של "קישורית – מענה עסקי", חברת המענה הטלפוני הדומיננטית בשוק הישראלי.

 

צרו עמנו קשר ושמעו כיצד שירותי קישורית יכולים למנף את העסק שלך לחצו כאן

שירותים נוספים מבית קישורית:

טלמיטינג  # שירות הודעות לעסקים  #  טלמרקטינג

1-800-771818

השאירו את פרטיכם ונחזור
אליכם מיד. אנו זמינים 24/7